Al in februari werd er in een brief van de staatssecretaris aandacht besteed aan de mogelijkheid om registratie van notariële aktes via elektronische weg plaats te laten vinden. Dit was toen in het kader van vereenvoudiging en stroomlijning van de werkwijze van de Belastingdienst.

Toen bevond zich het nog in verkennende fase waarbij onderzoek moest worden gedaan naar de mogelijkheden om dit daadwerkelijk mogelijk te maken. Inmiddels ligt er daadwerkelijk een wetsvoorstel. Dit wetsvoorstel maakt overigens ook deel uit van het pakket Belastingplan 2013. Het is daar wel een beetje een vreemde eend in de bijt omdat het niet gaat om iets strikt belastingtechnisch, de fiscus is nu echter wel bij de registratie betrokken.

De achterliggende gedachte:
Momenteel worden aktes naar de Belastingdienst gestuurd. De Belastingdienst schrijft de akte in in een register, maakt daarvan aantekening op de akte, kopieert de akte en stuurt deze vervolgens terug naar de notaris. Dit is een arbeidsintensief en omslachtig proces. Zeker gezien het feit dat het om ongeveer 1,5 miljoen aktes per jaar gaat, loont het de moeite om het proces te stroomlijnen.

De registratie van aktes is enorm belangrijk. Op de eerste plaats wordt hiermee een bijdrage geleverd aan de rechtszekerheid. We weten dankzij dergelijke aktes aan wie welk huis toebehoort en welke rechten er op rusten. Op de tweede plaats gebruikt de Belastingdienst de informatie in de akten voor de uitvoering van de belastingwetgeving.

Hoewel de Belastingdienst voor het taakvervulling wel gebruik maakt van de aktes, is het registreren van de aktes zelf geen kerntaak van de Belastingdienst. Zeker bij invoering van de elektronische akteregistratie, is de KNB de aangewezen instantie om de aktes te bewaren. Zij heeft immers al de benodigde elektronische infrastructuur met de individuele notarissen.

Het wetsvoorstel:
Het wetsvoorstel wil de registratie van alle aktes bij de KNB onderbrengen. Hiertoe wordt het doorlopend register, het repertorium, omgezet van een papieren repertorium naar een digitaal repertorium dat per notaris wordt gehouden door de KNB.

De KNB krijgt geen toezichthoudende taak. De KNB krijgt slechts de beschikking over de managementinformatie uit het systeem ten dienste van haar wettelijke taken, waaronder de aantallen en soorten gepasseerde akten per notaris. Hierdoor kan de notaris simpeler voldoen aan zijn wettelijke plicht om aan het bestuur van de KNB opgave te doen van het aantal gepasseerde akten.

De toezicht op naleving van de Wet op het notarisambt ligt per 1 januari 2013 bij Het Bureau Financieel. Het toezicht op de uitvoering van de Registratiewet 1970 blijft bij de Belastingdienst en daartoe krijgt de Belastingdienst inzage in het register. Een ‘detail’ wat nog moet worden uitgewerkt is op welke wijze het Bureau Financieel Toezicht toegang kan krijgen tot het register.

Onderhandse akten:
Niet alleen authentieke akten vallen onder de Registratiewet. Onderhandse akten kunnen ook geregistreerd worden. Momenteel is die categorie zeer breed en heeft registratie weinig toegevoegde (juridische) waarde. Voorgesteld wordt dan ook registratie alleen te handhaven voor die onderhandse akten waarvoor registratie een wettelijk vormvereiste is.

Invoering:
De bedoeling is dat invoering per eind 2013 gefaseerd plaatsvindt. Het notariaat gaat geleidelijk over van de huidige papieren registratie naar de voorgestelde elektronische registratie. Daartoe kan een notaris gedurende een overgangsperiode nog het papieren stelsel blijven gebruiken. Uiteindelijk komt bij koninklijk besluit een einde aan dit overgangsrecht.

Conclusie:
Elektronische registratie biedt veel voordelen als het goed wordt ingevoerd. De huidige papieren registratie werkt inefficiënt, traag en is duur in gebruik. Het ergste wat er mis kan gaan is een enorm beveiligingslek. Notarissen hebben een beroepsgeheim en het is wel zaak dat dit goed gewaarborg wordt. Onderschept iemand nu een poststuk dan heeft hij één akte in handen. Ziet iemand kans zich toegang tot de elektronische registratie te verschaffen dan heeft hij toegang tot alle gegevens in Nederland om nog maar te zwijgen van de problemen als de gehele registratie wordt gewist of veranderd. Als dat probleem goed wordt getackeld dan is er weinig tegen op elektronische registratie.

Bron:
Voorstel van wet (Kamerstukken II 2012-2013, 33406 nr. 2)
Memorie van toelichting (Kamerstukken II 2012-2013, 33406 nr. 3)
Advies Raad van State en nader rapport (Kamerstukken II 2012-2013, 33406 nr. 4)

Comments closed.